Pieter Smits begon in 2008 als eerste kantoordirecteur van het middelgrote advocatenkantoor DVDW. De voornaamste taak van de voormalig advocaat en manager was het ontlasten van de partners van de dagelijkse leiding. ‘Partners moeten daarvoor bereid zijn om invloed af te staan aan een persoon die geen mede-eigenaar is’, zegt Smits.
Sinds de aanstelling van Smits verdubbelde DVDW in omvang en aantal advocaten. Telde het corporate kantoor met vestigingen in Den Haag en Rotterdam destijds nog twintig advocaten, inmiddels zijn dat er 45, een aantal dat dit jaar naar bijna vijftig advocaten groeit. DVDW heeft twaalf aandeelhouders, de equity partners.
Waarmee begin je, als eerste kantoordirecteur van een groeiende organisatie?
‘Met het leveren van een bijdrage aan het professionaliseren van het kantoor op meerdere terreinen en het stroomlijnen van de bedrijfsvoering. DVDW stelde de kantoordirecteur ook aan met het oog op verwachte groei. Een van mijn eerste wapenfeiten was het actualiseren van het kantoorhandboek met een beschrijving van allerlei werkprocessen en werkinstructies. Bijvoorbeeld over de intake van een cliënt, de zaakopening van een dossier, van de conflictcheck tot aan hoe leg je een dossier aan, hoe ga je om met privacy issues. Zodat iedereen op kantoor op een consistente, gelijke manier werkt. Ik ontwikkelde een loopbaanbeleid voor alle functies en zorgde in mijn eerste jaar voor een accreditatie van de Nederlandse Orde van Advocaten van de DVDW Academy als erkend opleidingsinstituut.’
Wat was het resultaat?
‘Het was in 2008 best een vooruitstrevende stap om als kleiner kantoor een externe manager aan te stellen, maar die investering betaalde zich uit. We werden van een kleiner kantoor een serieus middelgroot kantoor. Vooral in de eerste vijf jaar zijn we sterk gegroeid. Sinds 2012 behoren we tot de top vijftig grootste kantoren in Nederland en in 2013 ontvingen we de Gouden Zandloper voor het snelst groeiende advocatenkantoor.’
U heeft managementervaring, maar bent ook advocaat geweest.
‘Ja, van huis uit ben ik jurist. Ik studeerde af in civiel recht aan de Universiteit Leiden en werkte daarna als advocaat bij Pels Rijcken. Die achtergrond ervaar ik als een pre. Ik spreek de taal van advocaten, ken het klappen van de zweep. Vanwege die ervaring breng ik ook kennis mee van de professionele dienstverlening en het werken in een partnerstructuur.
Na vijf jaar stapte ik over naar de Nederlandse Orde van Advocaten, waar ik manager opleiding werd. Ik was verantwoordelijk voor de organisatie van de landelijke beroepsopleiding van alle advocaat-stagiaires in Nederland. En voor de accreditatie van opleidingsinstellingen en cursussen voor de permanente educatie in de advocatuur. Bij DVDW zijn mensen het belangrijkste kapitaal, mijn kennis van en affiniteit met opleiding en HR heeft er meerwaarde. Net als mijn netwerk in de advocatuur, en met ketenpartners en toeleveranciers voor de advocatuur.’
Samen met partners Theo Hanssen en Leonard Boender vormt u de dagelijkse leiding van DVDW. Hoe is de taakverdeling tussen u?
‘Ik ben full time directeur, Theo en Leonard besturen het kantoor en hebben daarnaast een drukke praktijk. We vullen elkaar aan, sparren onderling binnen en buiten de vergaderingen om. Samen sturen we al jaren de organisatie aan en we hebben het vertrouwen van de partnergroep. Een staf ondersteunt ons. We houden ons alle drie bezig met zowel strategie als operatie. De managing partners zijn naar buiten toe meer het boegbeeld en zetten zich in voor externe profilering en zichtbaarheid.
Als directeur lever ik een wezenlijke bijdrage aan het uitdenken, opstellen, vaststellen en uitvoeren van de kantoorstrategie. Ik neem deel aan bestuursvergaderingen, aandeelhoudersvergaderingen of partneroverleggen. Binnen het bestuur verzorg en faciliteer ik de besluitvorming, en bewaak ik de voortgang en de uitvoering daarvan. En ik besteed veel aandacht aan de HR portefeuille, de ontwikkeling, begeleiding en opleiding van medewerkers. Omdat DVDW een middelgroot kantoor is, switch ik dagelijks tussen strategisch en beleidsmatig werk, en operationele zaken. Het is echt ‘hands-on’.
Wat is een voorbeeld van de kantoorstrategie waarmee u zich bezighoudt?
‘Het herijken van onze positionering. We hebben gekozen voor een nieuwe corporate identiteit. Niet als klassiek advocatenkantoor, maar als ondernemende, relatie-gedreven business partner van onze opdrachtgevers, oftewel experts in the laws of business. De basis is en blijft specialistische en juridische inhoud, maar met de blik volledig gericht op onze opdrachtgevers en hun belevingswereld, hun onderneming en het ondernemen.
In de uitvoering van die positionering nemen wij als bestuur het voortouw. Als directeur trok ik het project voor de vernieuwing van de visuele identiteit en de corporate website. We kozen voor een nieuw logo, een nieuwe website, een nieuwe huisstijl en voor nieuwe, moderne kantoorlocaties. Enkele jaren geleden verhuisden we in Rotterdam naar de Millenniumtoren aan het Weena. En de verhuizing in 2019 naar de Haagse Monarch Tower past ook in deze corporate positionering.’
Wat ziet u als uw belangrijkste taak?
‘Het juiste evenwicht vinden tussen de noodzakelijke professionalisering van het kantoor en de menselijke maat. De onderlinge verbondenheid met elkaar is daarin cruciaal. De belangrijkste kwaliteit van een kantoordirecteur is in mijn ogen de rol van verbinder. Anderen weten te verbinden, anderen betrekken bij vraagstukken die spelen, iedereen in de organisatie op de hoogte houden en aangehaakt houden. DVDW heeft nu in totaal tachtig werknemers. Ik zie mezelf als de voelsprieten van het dagelijks bestuur op de werkvloer: het zien, horen en voelen wat er speelt en waaraan behoefte is. Ik streef ernaar veel energie te steken in ‘management by walking around’. Ik voer veel gesprekken, neem deel aan de dagelijkse lunch en aan sociale activiteiten van het kantoor. In coronatijd was het borgen van die onderlinge verbondenheid een uitdaging.’
Wat vindt u lastig aan uw baan?
‘Partners moeten bereid zijn om invloed af te staan aan een persoon die geen mede-eigenaar is. Ik ben geen mede-aandeelhouder, maar wel een persoon met zeggenschap. Mijn functie was destijds nieuw. Ik moest krediet opbouwen. Een directeur moet daarnaast voortdurend balanceren tussen enerzijds vasthoudendheid, en anderzijds tact en diplomatie. Het leiding geven aan advocaten is sowieso lastig, ze zijn kritisch, laten zich niet zo snel overtuigen van ideeën of plannen. Bijna niets wordt zonder slag of stoot aangenomen. Je moet als kantoordirecteur eigenlijk een goede judoka zijn: luisteren, meebewegen en vervolgens overtuigen met inhoudelijke kennis en ervaring. Van partners krijg ik terug dat ze mij als objectief beschouwen. Ik heb geen belang bij de ene praktijk of cliënt boven de andere. Ik heb maar één belang en dat is het kantoorbelang.’
Waarop bent u trots?
‘Op de groei, bloei en het succes van ons kantoor in de afgelopen jaren. Dat is een gezamenlijke prestatie waarin iedere medewerker een belangrijke schakel is.’
Wanneer heeft u een goede dag?
‘Als ik direct of indirect de resultaten van mijn inspanningen terugzie. In een strak geleide aandeelhoudersvergadering, een inspirerende bijeenkomst van de DVDW Academy, een nieuwe cliënt die op gestructureerde manier is binnengehaald, een nieuwe kantoorgenoot die voor DVDW kiest. In de lancering van onze online ontwikkeltool en mobiele feedbackapp, die in coronatijd in de plaats kwam van de traditionele voortgangs- en beoordelingsgesprekken. En op mijn jaarlijkse dag als DVDW Sinterklaas op kantoor.’
