Bastiaan Schoonhoven (manager business-unit marketing in Nederland van de Amerikaanse IT-distributeur Tech Data) en Friederike van der Jagt (foto, privacy-advocaat, Hunter Legal) praten heel veel om anderen mee te krijgen. ‘De hoofdlijnen in de wereld van privacy zijn mij helder, maar meer op detailgebied is het zo’n ingewikkeld metier dat je er dagelijks mee bezig moet zijn om up to date te blijven.’
Van der Jagt: ‘Acht jaar geleden nodigde Bastiaan me bij een van zijn vorige werkgevers uit voor een Ronde Tafel over privacy. Dat had toen bij veel bedrijven bepaald nog geen hoge prioriteit. Ik moest voor een hele groep kritische IT-mannen uitleggen dat privacy toch belangrijk was. Dat ging goed en was leuk.’
Schoonhoven: ‘Daarna heb ik haar gevraagd om voor een platform praktische blogs over privacy te schrijven. Zakelijke relaties ontstaan als je een goede verstandhouding hebt en als je elkaar nodig hebt. En ik had Friederike heel veel nodig op privacygebied.’
Van der Jagt: ‘Er komt altijd weer een moment dat Bastiaan belt, om een presentatie te geven of voor advies. Dan heeft hij bijvoorbeeld een team dat moet worden bijgepraat, of als bepaalde vragen terugkomen. We hebben veel te maken met compliance trajecten waarin we mensen mee moeten krijgen. Dan zijn we afhankelijk van informatie uit de organisatie. Daar weten wij vaak samen goed te duwen.’
Schoonhoven: ‘Je hebt succes als je erin slaagt je bedrijf mee te nemen en daardoor verbeteringen kunt doorvoeren. Dat begint vaak met mensen op een bepaald kennisniveau te brengen, daar speelt Friederike een belangrijke rol.’
Oude data
Van der Jagt: ‘Er bestaat lang niet altijd een tegenstelling tussen privacy en marketing. Het is dan een uitdaging om nut en noodzaak van de veranderingen over te brengen. Je hebt niks aan data die erg oud zijn – en de privacywetgeving zegt dat je persoonsgegevens niet te lang mag bewaren. Dus: we hebben de stok van het privacyrecht om mee te slaan, maar we kunnen ook uitleggen dat verouderde data niet handig zijn. En we wijzen op toezichtrisico’s als je het wel doet.’
Schoonhoven: ‘Soms hebben we samen een groot project, maar wat is groot? Dat is toch lastig meetbaar. Bij een vorige werkgever moesten we de hele awareness voor privacy vergroten. Toen was het bereik ontzettend groot voor die relevante doelgroep.’
Van der Jagt: ‘Je bent nooit voor 100 procent compliant als organisatie, maar wanneer vind je het voldoende? Daar verschillen de meningen over. Op privacygebied heb je soms ook te maken met meerdere toezichthouders. En op Europees niveau kom je ook tegen dat begrippen in verschillende landen anders worden uitgelegd. Het is dus vooral heel veel praten met elkaar en tot oplossingen proberen te komen die voor iedereen werkbaar zijn.’
Schoonhoven: ‘Friederike verstaat de kunst om de dingen in heel eenvoudige taal te vertalen voor de doelgroepen, en ze kan er met een commerciële blik naar kijken. Want regels zijn er om aan te voldoen, maar ook de business moet kunnen doorlopen. Daar moet je een balans in zien te vinden.’
Richting geven
Schoonhoven: ‘Als je ondernemend bent, bepaal je zelf hoe snel iets kan gaan. Je neemt geen afwachtende houding in, anderen moeten meebewegen. Daarom ben ik ook met Friederike altijd pro-actief bezig. We zijn nu in Nederland met een groot compliance project bezig. Daarbij lopen we in Nederland vaak op de troepen vooruit. Zo kunnen we vanuit een klein land toch richting geven aan Europese initiatieven.’
Van der Jagt: ‘Bastiaan zegt dan, we passen het wel weer aan als ze het vanuit het Europese hoofdkantoor anders willen hebben. Dan hebben we het voor nu in ieder geval ingeregeld. Bij een dergelijk traject is afstemming ontzettend belangrijk. Op sommige punten zijn we in Nederland iets preciezer, willen andere landen daarin mee? Dan moet je ook weer nut en noodzaak zien over te brengen. Dan leggen we wel eens voor: dit is zoals we het hier zouden willen doen, is dat ook niet handig voor jullie? Soms heeft Bastiaan iets al vier keer toegelicht, maar dan vraagt hij mij om een inhoudelijke toelichting, zodat de mensen het met andere inzichten beter begrijpen.’
Geen eenmalige exercitie
Schoonhoven: ‘Privacy is een echt vakgebied – niet dat sales en marketing dat niet zijn, maar daarbij gebruik je toch vooral een logica om de slimme en creatieve dingen te doen. De hoofdlijnen in de wereld van privacy zijn mij helder, maar meer op detailgebied is het zo’n ingewikkeld metier dat je er dagelijks mee bezig moet zijn om up to date te blijven. Veel bedrijven vergissen zich erin: privacy compliance is geen eenmalige exercitie.’
Van der Jagt: ‘Het gaat altijd door. Je controleert wat op een bepaald moment de status is in een bedrijf, hoe de data worden gebruikt. Dan heeft iemand een maand later ineens een leuke app of tool bedacht. Die is dan niet eerst langs legal geweest om de privacy-aspecten te checken. Dan komt de vraag later op je bordje: kan dit eigenlijk wel? En ook na jaren iets te hebben gebruikt kan iemand zich ineens afvragen: mag dit eigenlijk wel? Ook toezichthouders kunnen wispelturig zijn, in de zin dat hun uitleg verandert. En de Europese regels en de uitleg daarvan door de nationale toezichthouders matchen niet altijd met elkaar. Er komen gewoon altijd nieuwe issues.’
