Legal Wing wil als spin-off van the ROOM (transactiemanagement en -documentatie voor fusies en overnames) legal tech dichter bij bedrijfsjuristen en advocaten brengen. Marije van Akkerveeken, partner en algemeen directeur, en Otto Wilten, oprichter en vernieuwer, doen dit door juridische professionals te helpen de juiste combinatie tussen mens en machine te vinden én toe te passen.
Waar komt het idee voor Legal Wing vandaan en hoe zijn jullie hierin verzeild geraakt?
Otto Wilten: ‘Begin 2000 ben ik the ROOM begonnen om fusie- en overnameprocessen te faciliteren en daarbij vooral de inefficiëntie binnen dat hele proces aan te pakken. Daarbij bleek software goed van pas te komen, en sinds een jaar of acht houden we ons ook bezig met AI. Dat heeft ertoe geleid dat we de turn naar legal counsels hebben gemaakt. Naast fusie- en overnameprocessen blijken onze oplossingen het leven van de bedrijfsjurist ook leuker te maken. We besloten om ons met Legal Wing daar op te richten.’
Marije van Akkerveeken: ‘Ik vond als advocaat en vooral als bedrijfsjurist de hoeveelheid saai en repetitief werk op een gegeven moment echt niet leuk meer. Via een omweg – ik ben samen met twee anderen een consultancybedrijf begonnen – kwam ik Otto tegen, en toen wist ik: naast dat ik me hier inhoudelijk met van alles bezig kan houden, kan ik er vooral voor gaan zorgen dat andere juristen niet meer hoeven te doen waar ik zelf in ieder geval niet gelukkig van werd.’
Welke tool zou voor jou destijds het verschil hebben kunnen maken?
Van Akkerveeken: ‘Enerzijds zit dat voor mij in contract generation tools, of contract drafting, waarmee het heel gemakkelijk wordt om tegen de sales of de HR-afdeling te zeggen: mensen, dit is een goede template, als iemand echt een heel groot probleem heeft met bijvoorbeeld artikel 1 dan kun je dit als alternatief voorschotelen, en mocht je er dan nog écht niet uitkomen dan mag je me bellen. Dat had heel veel tijd gescheeld.’
‘Anderzijds had ik graag een goed opslagsysteem gehad. Daar werd wel mee gewerkt, maar niet naar behoren. Wat je wilt is een systeem waar je heel makkelijk doorheen kan vlooien, op zoek naar dwarsverbanden of to do lijstjes. Door zo’n opslagsysteem – of dat nu Dropbox is of Sharepoint of iets anders – met AI te combineren, kun je veel beter plannen. Als je bijvoorbeeld nu al weet dat in het derde kwartaal van volgend jaar 600 contracten aflopen, dan kun je daar al op voorsorteren. Zitten daar contracten tussen waar we iets of juist niets meer mee willen? Dat plant veel beter, en voorkomt dat je eind Q2 ineens allerlei mensen aan je bureau hebt staan die allemaal nú iets van je willen.’
Zijn dat ook de onderwerpen die bedrijfsjuristen nu voornamelijk bezighouden?
Wilten: ‘Wat nu vooral bij bedrijfsjuristen leeft, is dat zij helemaal dood worden gegooid met legal tech en eigenlijk niet in staat zijn om daar een selectie in te maken. Een legal counsel is vaak opgeleid als advocaat en die zijn niet echt gewend aan verandering, al helemaal niet aan de verandering dat software hun werk deels overneemt. Waar wij bedrijfsjuristen voornamelijk mee helpen is om inzichtelijk te maken waarmee ze allemaal geholpen kunnen worden.’
‘Recent hebben we nog een project verzorgd waarbij de klant wist dat zij enorme kosten hadden per jaar, maar de grond waarop die kosten gebaseerd waren, was zoek. Hun vraag was: wat staat er nou in die contracten? Ze hebben dat zelf proberen te achterhalen, maar dat lukte niet en ook een consultancybedrijf kon niet helpen. Een advocatenkantoor dat ze vervolgens inhuurden, kwam met een top 10 van de contracten, maar ja, je wilt toch echt inzicht in alle 6.000. Via via kwamen ze bij ons terecht, toen waren ze al drie jaar met dat probleem bezig. Wij hebben het uiteindelijk – na anderhalf jaar gesprekken voeren om het contract rond te krijgen, dat is het nadeel van een groot bedrijf – binnen drie weken inzichtelijk voor ze gemaakt. Toen zagen ze welke aanvullende mogelijkheden naast tijdswinst dit opleverde.’
Welke mogelijkheden levert dit bedrijfsjuristen bijvoorbeeld nog meer op?
Van Akkerveeken: ‘Als je overzicht hebt, kun je proactief bij afdelingen of managers aangeven dat bijvoorbeeld in een bepaalde regio twintig contracten lopen, terwijl tien ook voldoende zouden zijn. Dan kunnen er meteen tien worden geschrapt, en zo kun je jezelf als jurist terugverdienen. Legal tech werkt zo niet alleen om je werkende leven leuker te maken, maar ook om op heel andere momenten en manieren iets toe te voegen wat tot op heden eigenlijk niet mogelijk was. Wij noemen dat “legal business intelligence”.’
Wilten: ‘Het leverde de legal counsels daarnaast werkverlichting op, omdat ze bijvoorbeeld bij sales konden aangeven welke clausules in welke contracten onderhandelbaar zijn. Doordat wij voor de klant alles registreren, maken we het inzichtelijk en op basis daarvan kunnen zij verder. Om het echt in je voordeel te laten werken, moet je kleine stapjes vooruit nemen en leren van wat je tegenkomt.’
Kun je dat toelichten?
Wilten: ‘Contract drafting bijvoorbeeld: zo’n beetje alle advocatenkantoren en ook veel bedrijven hebben wel zo’n systeem, alleen heet het dan een databank met clausules. Een bepaald type contract heeft dan standaard altijd bepaalde clausules, en daar kan dan nog wat aan worden gesleuteld. Maar wat nou als je verder kijkt: welke clausules worden bijvoorbeeld altijd onderhandeld en gewijzigd? Als je dat analyseert en de wijzigingen opslaat in het systeem, heb je een veel beter startpunt; je weet dan namelijk al wat de andere partij wil.’
Komt een legal counsel bij Legal Wing…
Wilten: ‘Onze propositie is om eerst een project te definiëren waarbij wij hen laten kennismaken met de software. Als dat bevalt kunnen ze vervolgens zelf met de software gaan werken en pas daarna een licentie nemen, indien gewenst. Dat is dus is een drietrapsraket die wij aanbieden. Wij gebruiken alle software die we aanbieden zelf ook, en volgen het laatste nieuws hierover op de voet. Vorig jaar zijn we bijvoorbeeld geswitcht van contract-analysetool nadat we er weer een aantal naast elkaar hadden gelegd. Daar profiteert dan iedereen voor wie wij dat inzetten van mee.’
Het is dus niet nodig om bepaalde software te installeren of licenties aan te schaffen?
Wilten: ‘Je hoeft bij ons niks aan te schaffen. Je kan alles continu gebruiken in een abonnementsvorm, of eenmalig. Nu even nodig, en dan een halfjaar niet? Dan bel je toch over een halfjaar weer? Als het vervolgens intern goed bevalt, kun je altijd nog bekijken of het goedkoper of beter zou zijn het toch zelf aan te schaffen. Daarbij moet je wel nadenken over onderhoud. Want als na de aanschaf van een licentie niemand met enige regelmaat met de software bezig is, kun je het beter via ons doen.’
Dat maakt het dan ook bereikbaar voor kleinere bedrijven neem ik aan?
Wilten: ‘Juist omdat je die licentie niet hebt – denk aan bedragen van tussen de dertig en zestigduizend euro op jaarbasis – is het voor iedereen heel bereikbaar.’
Van Akkerveeken: ‘Het maakt het ook bereikbaar om toch met legal tech te kunnen werken, want ik hoor heel vaak van juristen dat het heel ingewikkeld kan worden om intern voor elkaar te krijgen nóg een softwarepakket aan te schaffen. Dan is dit een goede oplossing. We zijn momenteel overigens met een aantal zzp’ers – allemaal ex-advocaten die nu op interim-basis aan de slag zijn, ook als bedrijfsjurist – aan het kijken naar mogelijkheden voor hen. Kunnen zij bij het vervullen van hun opdracht gebruik maken van onze software? Voor hen is legal tech aanschaffen helemaal een utopie.’
Wilten: ‘Wij hebben daarnaast juristen in dienst – onder toeziend oog van Marije – en kunnen kleinere partijen zo bijvoorbeeld adviseren wat een goed contract zou zijn.’
Hoe zien jullie de toekomst van de jurist?
Wilten: ‘We willen de jurist niet vervangen, maar ervoor zorgen dat ze het eigenlijke werk – waarvoor ze ooit waarschijnlijk van advocatuur naar een functie als bedrijfsjurist zijn gestapt – meer kunnen doen. Als legal counsel wil je meer van het bedrijf meemaken, maar dat lukt niet als je de hele dag clausules aan elkaar moet knopen en brandjes loopt te blussen. Het moet gewoon leuk zijn.’
Van Akkerveeken: ‘Ja, maar het blijft voorlopig lastig om deze mensen te bereiken, want ze willen heel graag, maar zien het eigenlijk bijna als iets waar ze dan ook nog tijd in moeten stoppen die ze eigenlijk niet hebben. En het kost ook tijd, het is niet dat het zich vanaf dag een gelijk uitbetaalt. Er zit altijd ergens een inwerkperiode, je moet met het systeem leren werken.’
‘Heel veel daarvan kunnen wij doen, maar ook niet zonder degene. Kosten gaan nu eenmaal uit voor de baten. Maar de wil is er, want de meesten zien echt wel de voordelen. Tijdens de lockdown waren veel juristen maar al te blij dat ze toch een e-signing tool erdoor hadden weten te krijgen, want die bleek toch wel heel handig. Dat schept vertrouwen om misschien ook nog iets anders te proberen. Het zijn kleine stapjes, je moet niet denken dat je in één keer een hele digitale transformatie gaat doormaken.’
