In de praktijk komt het geregeld voor dat een werkgever om haar moverende redenen de zakelijke mailbox van een werknemer wenst te checken, bijvoorbeeld om continuïteit van werkzaamheden te realiseren in geval van langdurige afwezigheid of vertrek. Heeft een werkgever toestemming nodig voor een dergelijke inzage? En wat zijn de gevolgen als die toestemming niet is gegeven?
De casus die bij het Gerechtshof te ‘s-Hertogenbosch ter beoordeling voorlag, betrof een situatie waarin partijen een vaststellingsovereenkomst hadden gesloten. Na het sluiten van die vaststellingsovereenkomst verschafte de werkgever zich toegang tot de zakelijke e-mailbox van de werknemer – een legal counsel – en trof daarin bewijs aan van het feit dat de werknemer een aantal zakelijke documenten naar haar persoonlijke e-mailaccount had gestuurd. De werkgever had hiervoor geen toestemming gevraagd aan de werknemer. De werknemer stelde dat daarmee haar privacy was geschonden en zij claimde een schadevergoeding.
Toestemming
Het Hof overweegt eerst dat tussen partijen niet ter discussie staat dat de genoemde e-mailberichten vallen onder de bescherming van artikel 8 van het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden. Dit geldt ook wanneer de berichten zijn verstuurd vanaf de zakelijke werkplek.
Een werkgever mag e-mailberichten van werknemers slechts controleren indien voor de werknemers kenbaar is of kan zijn dat e-mailberichten kunnen worden gecontroleerd door de werkgever, bijvoorbeeld via een personeelsreglement of op grond van de arbeidsovereenkomst.
Daarnaast moet sprake zijn van een gerechtvaardigd doel en er moet voldaan zijn aan de zogenaamde proportionaliteitseis. Vrij vertaald: het doel heiligt de middelen, en er is geen ander minder ingrijpend middel beschikbaar. Controle van e-mailberichten door de werkgever kan dan ook toelaatbaar worden geacht als sprake is van zodanige omstandigheden dat aan geen twijfel onderhevig is dat een gerechtvaardigd doel wordt gediend, en dat is voldaan aan de proportionaliteitseis.
Het Hof oordeelt vervolgens dat in de onderhavige casus van enig vermoeden van handelen in strijd met de regels in de interne gedragscode IT policy niet is gebleken en de werkgever heeft dat ook niet aangevoerd. Het Hof is van mening dat niet valt in te zien waarom de werkgever niet gewoon aan de betrokken werknemer had kunnen vragen of zij de zakelijke e-mail mocht inzien in het kader van het kunnen continueren van bij de werknemer in behandeling zijnde dossiers. De werkgever had in de gegeven omstandigheden dus door het zonder toestemming inzien van de zakelijke e-mailbox inbreuk gemaakt op de privacy van de werknemer.
Sancties
Nu het Hof heeft bepaald dat de werkgever de privacy van de werknemer had geschonden, heeft de werknemer daarmee het recht om een schadevergoeding te vorderen op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Maar in de onderhavige casus is niet gebleken dat de werknemer schade heeft geleden, aldus het Hof. Het Hof ziet ook geen aanleiding om een symbolisch bedrag aan schade toe te kennen, nu dat te ver zou voeren gezien het wettelijk stelsel van vergoeding van werkelijk geleden schade. Ook voor het toekennen van een bedrag aan immateriële schadevergoeding ziet het Hof geen aanleiding.
Het Hof bekrachtigt vervolgens het vonnis van de Kantonrechter, waarin de vorderingen van de werknemer waren afgewezen en waartegen de werknemer hoger beroep had ingesteld.
Overigens heeft de Kantonrechter bij de Rechtbank Midden-Nederland in een zaak, die nadien is gepubliceerd, de door een werkgever verzochte ontbinding van een arbeidsovereenkomst afgewezen omdat niet kon worden vastgesteld of de werkgever al dan niet terecht was overgegaan tot het monitoren van het e-mailgebruik. De na monitoring geconstateerde ongeregeldheden konden in die zaak niet de basis vormen voor de verzochte ontbinding.
Conclusie
Werkgevers dienen de spelregels te volgen bij het inzien van zakelijke e-mailboxen van hun werknemers, maar schending van privacy leidt niet zonder meer tot het opleggen van een schadevergoeding en/of andere sancties.
Door: Anne-Marie van den Belt
Klik hier voor de uitspraak van het Gerechtshof Den Bosch
