Legal technology kan het werk van juristen flink verlichten, maar onbekend maakt onbemind. Daarom laat de Jurist op gezette tijden een licht schijnen over de verschillende oplossingen die beschikbaar zijn. Deze week – aflevering acht alweer – kijken we naar Clocktimizer, waarmee data uit een tijdschrijfsysteem kan worden verrijkt. Het bedrijf werd in 2014 ingeschreven bij de KvK in Utrecht en maakt sinds dit jaar deel uit van de Amerikaanse legal tech-gigant Litera. Pieter van der Hoeven, mede-oprichter van Clocktimizer, geeft antwoord op onze vragen.
Clocktimizer is zelf geen tijdschrijfsysteem, maar wat doet het dan wel precies?
‘Het is een analyselaag die bovenop de data uit een tijdschrijfsysteem wordt gelegd. Het algoritme gaat vervolgens analyseren wat iemand die tijd geschreven heeft in zijn omschrijving meegeeft. Daardoor wordt de data verrijkt en krijg je concrete inzichten die helpen met beslissingen op het gebied van onder andere pricing en budgettering. Je weet namelijk precies hoeveel tijd er is besteed aan bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, aandeelhoudersovereenkomsten of – voor notarissen – het opstellen van leveringsakten. Door bedrijfsjuristen wordt het nog weinig gebruikt omdat onze focus in eerste instantie bij advocatenkantoren lag, maar we zien in toenemende mate interesse vanuit bedrijfsjuridische afdelingen.’
Hoe ben je eigenlijk op het idee voor Clocktimizer gekomen?
‘Toen ik als advocaat bij DLA Piper in Amsterdam werkte, waar ik veel fusies en overnames deed, kwam regelmatig de vraag “goh wat moet dit nou eigenlijk kosten?” voorbij. Een vraag die moeilijk te beantwoorden was zonder een hoop nattevingerwerk. Ik ben toen zelf op kleine schaal wat analyses gaan doen, iets waar ik eigenlijk geen tijd voor had maar voor één specifieke zaak onderzocht ik vijf vergelijkbare zaken. Ik had alle tijdregels in Excel gedownload en ging daar één voor één doorheen: uit welke onderdelen bestonden die, wat voor soort werk hadden we verricht, welke kosten kwamen daarbij kijken?
Toen ik vervolgens een MBA ging doen in 2013 had ik in de voorafgaande statistiekcursus een aha-moment: als je maar voldoende vergelijkbare zaken naast elkaar legt, kun je daar voorspellingen mee doen. Dat geeft informatie waardoor je met meer vertrouwen tegen de cliënt kunt zeggen welke werkzaamheden je precies moet verrichten en welk prijskaartje daaraan hangt. Dat werkt trouwens twee kanten op, want naast dat het prettig is voor jezelf om daar goed inzicht in te hebben, geeft het de klant het vertrouwen dat je weet wat je aan het doen bent. Co-founder Bram Fokke dacht dat hij wel een systeem voor dit idee kon bouwen en aldus geschiedde.’
Enkele maanden geleden zijn jullie overgenomen door Litera, kun je daar iets meer over vertellen?
‘Het biedt een aantal heel belangrijke voordelen. Veel klanten werken ook met andere producten die Litera aanbiedt en de rekeningen komen nu van één zender. Dat klinkt misschien als een nogal basaal iets, maar het verkleinen van de zogeheten vendor footprint wordt steeds belangrijker. Er is steeds meer regelgeving waardoor je moet onderzoeken hoe veilig een leverancier is. Hoe minder je dat hoeft te doen, hoe beter want dat scheelt een hoop tijd. Daarnaast kijken we naar hoe we Clocktimizer optimaal kunnen laten communiceren met andere producten die ook door onze klanten worden gebruikt. Omdat veel daarvan deel uitmaken van de Litera-familie, kan dat nu echt een kernactiviteit worden.’
Op die manier wordt het eenvoudiger om verschillende systemen te koppelen en met elkaar te laten praten?
‘Precies, en daardoor krijg je ook toegang tot meer informatie. We werken momenteel bijvoorbeeld heel nauw samen met een product dat Foundation Firm Intelligence heet en ook onderdeel is van Litera. Daarmee wordt heel andere data verzameld dan met ons systeem, uit andere bronnen. Als je die data vervolgens ook in Clocktimizer zichtbaar kunt maken, zorgt dat voor extra inzichten bij de klant.’
Is Clocktimizer geschikt voor iedere bedrijfsjurist?
‘Je moet wel flink wat data beschikbaar hebben en ik denk dat een onderneming met één bedrijfsjurist niet veel wijzer zal worden van Clocktimizer. Het verzamelen van voldoende vergelijkbare data is – omdat het werk van een bedrijfsjurist vaak heel divers is – vaak een langdurig en vrij lastig proces. Als die gegevens wel beschikbaar zijn, kun je als counsel met dit systeem wel echt een vinger aan de pols houden ten aanzien van afspraken.’
Alle gegevens verzamelen dus?
‘Ja, zeker voor bedrijfsjuristen is het belangrijkste dat zij alle data op een centrale plek verzamelen. Dat is niet iets wat Clocktimizer doet, dat zullen ze zelf moeten verzorgen en daar bestaan allerhande oplossingen voor, waaronder e-billing systemen. Ook is het belangrijk om inzichtelijk te maken of data structureel wordt verzameld, echt van iedereen of maar van een paar advocatenkantoren, en waarom. Door daarover na te denken en verbeteringen aan te brengen in het verzamelen van data kun je op termijn veel beter inzicht verkrijgen, kosten besparen, efficiënter inkopen en ook de klantbeleving verbeteren. Maar dan moet je wel eerst structureel aan het verzamelen slaan. Dat is het huiswerk voor je door kan gaan naar level 2: advanced analytics.’
Welke andere producten van Litera zijn interessant voor bedrijfsjuristen?
‘Litera heeft een hele set drafting producten, zoals plugins voor Word die bijvoorbeeld helpen om definities te controleren of te checken of cross references nog correct zijn. Ook qua styling zijn deze handig, want probeer maar eens de inhoud van het ene in het andere doc te kopiëren met behoud van opmaak. Dat is praktisch onmogelijk zonder een stukje software dat dit proactief repareert.
Voor bedrijfsjuristen is bovendien Litera Transact heel interessant. Dat is een platform om alle partijen die betrokken zijn bij een deal – dat kan een overname zijn maar ook financiering of iets anders – duidelijk te maken wat er nog moet gebeuren. Welke acties zijn al compleet, welke zijn aan jou toegewezen, welke versie van het document hoort bij welke actie, zijn alle documenten ondertekend, kunnen ze makkelijk in een bundel? Zonder software heb je hier een hele kluif aan. Ik kan het weten want heb dit zelf nog gedaan en zou tien jaar geleden heel gelukkig zijn geweest met dit pakket.’
Wat zou je bedrijfsjuristen verder nog willen meegeven?
‘Ik denk dat het voor bedrijfsjuristen die graag willen dat ook hun toeleveranciers technologie in huis halen om efficiënter te werken, belangrijk is om goed na te denken over een incentive. Hoe ga je het bewerkstelligen? Niet door zelf uurtje-factuurtje te accepteren. Nee, vraag dat advocatenkantoor maar gewoon om hun factuur inzichtelijk te maken. Dat kost ze dan misschien wat tijd om het in Excel te zetten maar dwingt ze tevens om na te denken over efficiëntere methodes.’
Zie je wat dat betreft een verschil tussen Nederland en de Verenigde Staten?
‘Een enorm verschil zelfs. In Nederland gaat het goed en dan kan een kantoor makkelijk zeggen: geen uurtje factuurtje? Dan doen we het werk niet. Op die manier wordt het voor bedrijfsjuristen heel moeilijk om daar verandering in te brengen, zeker voor kleinere afdelingen. In de VS zie ik echter dat – ondanks dat juristen ook daar bepaald niet zonder werk zitten – men tussen de drukte door toch initiatieven tot innoveren neemt. In Nederland voelt men de urgentie misschien nog niet zo.’
