Cosima Stroeve begon achttien jaar geleden als directeur bij het Haagse advocaten- en notarissenkantoor BarentsKrans. De van oorsprong bestuurskundige was eerder kantoordirecteur bij een groter advocatenkantoor. Bij BarentsKrans faciliteerde ze een professionaliseringsslag en groei. ‘Het is nu een heel ander kantoor dan toen ik begon’, zegt Stroeve.
BarentsKrans ontstond in 1991 uit een fusie tussen een advocatenkantoor en twee notariskantoren. Het heette toen nog Barents & Krans. Vandaag is het een full servicekantoor met 170 medewerkers en zowel een proces-, een transactie- als een adviespraktijk. Als coöperatie met twintig leden richt BarentsKrans zich vooral op (middel-)grote ondernemingen. Sinds het aantreden van Stroeve in 2003 nam het aantal advocaten en (kandidaat-)notarissen bij het kantoor toe van 52 tot 90.
Hoe was dat, de begintijd bij BarentsKrans?
‘Bij de sollicitatie leek het wel alsof ik voor de functie van minister-president ging, het was een uitgebreide sollicitatieprocedure. BarentsKrans was een van de eerste kantoren met een kantoordirecteur. Mijn voorgangster vervulde die functie er ook al jaren. Vergeleken met nu was het heel anders toen ik kwam. Ik kende de advocatuur en het notariaat vanuit een hip, professioneel Amsterdams kantoor, een omgeving met architectuur en design.
BarentsKrans had een goede reputatie, maar was meer traditioneel. Niet alleen qua inrichting, maar ook qua processen. Er waren weinig stafafdelingen en er was ook nog geen HR-manager. Ze wilden professionaliseren. Mijn voorgangster deed het allemaal alleen. Ik zei, ik start als kantoordirecteur en doe HR erbij, maar daar gaan we wel iemand voor aannemen. Dat begrepen ze. De combinatie van strategisch werk en praktische klussen vond en vind ik interessant.’
U studeerde bestuurskunde in Leiden. Welk pad leidde tot uw functie bij BarentsKrans?
‘Bestuurskunde is een soort bedrijfskunde, maar dan gericht op de overheid. Mijn specialisatie was interne organisatie en beheer. Ik liep stage bij het ministerie van Binnenlandse Zaken, maar de ambtelijke omgeving beviel me niet. Na een korte tijd als vestigingsmanager bij een uitzendbureau – het was een moeilijke tijd om werk te vinden – begon ik als kantoordirecteur bij advocatenkantoor Schut & Grosheide, dat nu DLA Piper heet.
Het werken met professionals, slimme mensen met een drive en gevoel voor humor is een feest. Ik ben nooit meer weggegaan uit de zakelijke dienstverlening. Ik ben nog een tijdje directeur bedrijfsvoering geweest bij organisatieadviesbureau Boer & Croon. Daar zijn de partners de hele dag op pad voor klussen, dat geeft een heel andere dynamiek. Advocaten en notarissen zijn meestal op locatie. Ik miste die sfeer. Toen ik de vacature voor kantoordirecteur bij BarentsKrans zag, had ik meteen interesse.’
Wat heeft u bij BarentsKrans als eerste aangepakt?
‘Ik heb de HR-organisatie op poten gezet. En samen met mijn medebestuursleden heb ik al gauw weekenden georganiseerd met de partners om te praten over de ambities voor de toekomst en de omgang met elkaar. Het ging onder meer over feedback en het benoemen van elkaars kwaliteiten en valkuilen. Dat vonden ze best spannend, in Amsterdam was dat al gewoner. Maar het heeft een fijne basis gelegd. Iedereen is vooral bezig met juridisch inhoudelijk en boeiend werk.
We vinden het belangrijk dat je het verschil maakt voor cliënten, maar ook voor elkaar: dat je je ontwikkelt, met behoud van onze cultuur. We zijn gegroeid en geprofessionaliseerd. De verhuizing naar ons huidige pand eind 2012 heeft daarna echt een impuls gegeven, met ook een meer externe profilering. Meer seminars, meer lezingen, meer laten zien waar we voor staan, meer “thought leadership”.
Wat voor een kantoor is BarentsKrans verder?
‘We hebben één vestiging met een nationale en internationale praktijk. Onze praktijk wordt internationaler. Dat verschilt per sectie. Grote kartelschadezaken die we doen, zijn bijvoorbeeld heel internationaal. Gezien onze groei ligt onze focus op het blijven letten op wie we zijn, waarvoor we staan, wat onze cultuur is. En op het continu borgen van de menselijke maat. We hebben een strategisch plan, een van de pijlers daarvan is een cultuuronderzoek dat we net hebben afgerond. We leggen daarin vast hoe we onze waarden en normen intern en extern kunnen uitdragen. Het is moeilijk om talent te vinden, dus het behouden van talent is belangrijk. Kunnen we de verwachtingen waarmee mensen naar ons kantoor kwamen nog waarmaken? Daarover moet je met elkaar in gesprek blijven.
Met onze cultuur onderscheiden we ons. We zijn groot genoeg voor specialistisch juridisch werk op hoog niveau, en klein genoeg om iedereen te kennen. We hebben een cultuur waar we dingen open met elkaar bespreken. Mensen die van buiten komen, verbazen zich daar wel eens over. Terwijl wij denken dat het heel gewoon is om cijfers met elkaar te delen, of ons bestuursplan, of zaken die er spelen. Met alle medewerkers.’
Op welke manier verschilt uw huidige baan bij BarentsKrans van uw vorige functies?
‘De professionalisering en de ontwikkelingen gaan steeds sneller. De verwachtingen zijn hoog, van onszelf, maar ook van de buitenwereld. Je moet meer dan vroeger openstaan voor veranderingen. Als organisatie kritisch naar jezelf blijven kijken: hoe doen we het nu, wat kan beter? Dat ervaar ik anders dan twintig jaar geleden. Sommige zaken hebben nu meer aandacht, zoals compliance. Daar hebben we recent iemand voor aangesteld en die heeft het al hartstikke druk. We kijken ook meer naar hoe we met elkaar omgaan, welke regels er gelden, dat we elkaar aanspreken.’
Ook vanwege wat bij Pels Rijcken is gebeurd?
‘Het is heftig wat er bij Pels Rijcken speelt. Je moet niet denken: dat gebeurt bij ons niet. Reflecteer bij jezelf en binnen je organisatie: hoe doen wij het? Daarover hebben we het met elkaar. We vinden openheid en aanspreken op gedrag belangrijk.’
Samen met Jesse Zijlma en Jeffrey Koenecke vormt u het bestuur. Hoe heeft u de taken verdeeld?
‘Als directeur ben ik binnen het bestuur de constante factor. De statutair bestuurders worden voor telkens drie jaar benoemd, met een verlengingsperiode van drie jaar. We hebben een portefeuilleverdeling. Ik bemoei me met alles, behalve met juridisch inhoudelijke dingen. Ik houd me bezig met bedrijfsvoering, projecten en geef leiding aan de stafafdelingen. Ik bereid de agenda’s van bestuurs- en ledenvergaderingen voor en houd in de gaten wanneer bepaalde onderwerpen aandacht nodig hebben. Er gaat veel tijd zitten in het communiceren over de plannen die we als bestuur hebben. We zijn veel in overleg. Gelukkig heb ik een geweldige assistent als rechterhand, zij is mijn heldin.
Onze bestuursvoorzitter is Jesse Zijlma, hij heeft onder meer de portefeuille partneraangelegenheden. Hij zit ook in de PEC, de Partner Evaluatie Commissie. Iedere partner krijgt een jaarlijks gesprek over hoe het gaat en waar hij of zij zich nog kan ontwikkelen. Jesse heeft samen met mij en HR ook de personeelsportefeuille. Hij is advocaat en partner, en besteedt twee dagen per week aan bestuurstaken. Jeffrey is notaris en besteedt een dag aan de bestuursfunctie. Hij houdt zich naast lopende zaken vooral bezig met compliance.’
Wat betekent de groei voor jullie kantoor?
‘We groeien over de hele breedte van ons kantoor. Dit vergt nogal wat van je organisatie, met name van HR. Het zorgt voor veel vacatures, sollicitatieprocedures en introductieprogramma’s. Als bestuur moet je vaker uitleggen wat je aan het doen bent. Je krijgt te maken met begrotingen, IT-investeringen en beleidsaanpassingen. Als je groeit, moet je opschalen. Je bent daarom meer in overleg om dat te faciliteren. Het vergt ook aandacht, dat iedereen zich goed blijft voelen in de organisatie.’
Wat is een onderwerp waarmee u veel bezig bent?
‘Maatschappelijk verantwoord ondernemen. We maken een routekaart op het gebied van duurzaamheid, milieu, diversiteit en inclusie. Ik vind het mijn verantwoordelijkheid om wat te doen maatschappelijk verantwoord ondernemen, daarmee actief aan de slag te gaan. Het gaat goed met BarentsKrans en we willen wat terugdoen voor de maatschappij. De jongere generatie verwacht het, voor het aantrekken van talent is het belangrijk. Cliënten verwachten het ook steeds meer. Ze vragen ernaar. Dan is het leuk als je zegt: ik kopieer dubbelzijdig. Maar dan ben je er natuurlijk niet. Het is een meerjarenproject, iets dat niet stopt.
‘Ik vind het mijn verantwoordelijkheid om wat te doen maatschappelijk verantwoord ondernemen, daarmee actief aan de slag te gaan’
We zijn bijvoorbeeld partner en hoofdsponsor van JINC, een organisatie die kinderen uit een omgeving met meer werkloosheid en minder rolmodellen wil laten kennismaken met verschillende beroepen. Daar ben ik heel blij mee. Kantoorgenoten kunnen coach worden bij JINC, of een sollicitatietraining geven op een school. Je komt in een totaal andere omgeving dan waarin je meestal zit. Dat is ongelooflijk inspirerend. Een scholier heeft in juni een paar uur mijn baan overgenomen. Dat was een bijzondere ervaring. Dan weet je dat het niet alleen gaat om geld storten, maar dat je ook echt iets doet wat verschil maakt.’
