Een tijdje geleden heeft Gartner een studie onder bedrijfsjuridische afdelingen gedaan met de titel ‘2021 Legal Planning & Budgeting’. De deelnemende general counsel aan het onderzoek noemden zwakheden – en ook de kracht – van hun bedrijfsjuridische afdelingen die zich openbaarden tijdens de coronaperiode.
Allereerst een tekort aan technologische oplossingen, en ook de mate waarin technologie is geaccepteerd en wordt gebruikt in de organisatie. In de coronaperiode werd deze zwakte uiteraard meer zichtbaar omdat verplicht op afstand moest worden gewerkt. Tegelijkertijd heeft de coronaperiode de implementatie van technologie versneld. Onder druk wordt alles vloeibaar, en deze coronacrisis was kennelijk nodig om de implementatie van technologie te bespoedigen.
Een tweede zwakte die zich manifesteerde was kennismanagement en de coördinatie daarvan. Dit hangt ook weer direct samen met de bijzondere omstandigheden van de coronacrisis. Enerzijds moest er snel worden gehandeld (in welke contracten staat bijvoorbeeld een clausule voor overmacht?), en anderzijds loop je niet meer gemakkelijk bij elkaar binnen. Waar advocatenkantoren bijna allemaal gebruik maken van een Document Management Systeem is mijn ervaring dat dit nog geen gemeengoed is bij bedrijfsjuridische afdelingen. Een goed ingericht Document Management Systeem kan als een goede basis dienen voor kennismanagement.
Balans
Een derde ervaren zwakte van bedrijfsjuridische afdelingen tijdens de coronaperiode is het vermogen om efficiënt een balans te vinden tussen routinewerk en ongeplande activiteiten. Dit vermogen wordt uiteraard getest tijdens een crisisperiode. Als het dan een zwakte blijkt te zijn, is dit voor een general counsel een belangrijk leermoment: een moment om niet alleen naar de werkprocessen te kijken, maar bovenal naar de competenties van de juristen op de afdeling. Niet voor niets noemen de general counsel in dit Gartner-onderzoek het investeren in legal operations in 2021 als één van de belangrijkste prioriteiten.
Legal operations richt zich met name op hoe routinewerk efficiënter kan worden gedaan, bijvoorbeeld door self service tools of outsourcing, waardoor de capaciteit van de juridische afdeling beter benut kan worden voor ongepland, meer kennisintensieve activiteiten. De prioriteit voor legal operations loopt parallel met een gegeven uit de Gartner studie dat bedrijfsjuridische afdelingen blijven investeren in specialisten versus generalistische juristen. Deze specialisten passen in de doelstelling van meerdere general counsel om in te spelen op een veranderende juridische omgeving waarin meer diepgaande kennis nodig is van in belang toenemende terreinen zoals compliance.
Tevens verwachten de general counsel met het aantrekken van meer specialisten te kunnen besparen op het inhuren van externe juridische dienstverlening. De aan te trekken interne specialisten bevinden zich naast compliance met name op de terreinen commercieel contract management en intellectueel eigendom.
Aan de general counsel in het onderzoek is ook gevraagd in welke technologieën het meest wordt geïnvesteerd. Dit zijn de technologieën E-billing, contract flow management, matter management en document management.
Uitdaging voor rol businesspartner
Gevraagd naar de blijvende impact van de coronacrisis noemden de GC’s als belangrijkste factor de toename van op afstand werken door de gehele organisatie heen. Ik begrijp dit punt absoluut, omdat in mijn gesprekken met GC’s bijna altijd naar voren kwam dat zij de laatste jaren veel energie hebben gestoken in de integratie van hun juridische afdeling met de business. Zo hebben GC’s bijvoorbeeld hun juristen fysiek in afdelingen bij de business geplaatst om te bewerkstelligen dat deze juristen een pro actieve business partner worden.
Met het meer op afstand werken van zowel de juristen als de business zelf ziet de general counsel zich voor de uitdaging gesteld om de rol van de businesspartner op het gewenste niveau te blijven vervullen.
Trots op veerkracht
Tenslotte is onder general counsel ook gevraagd wat zij als sterkte van hun afdeling in de coronaperiode hebben ervaren. Veerkracht wordt hier het meest frequent genoemd. Ik herken dit volledig. Op ons kantoor ben ik ook onder de indruk van de veerkracht die onze medewerkers tijdens de coronaperiode aan de dag hebben gelegd. Dat geeft trots en inspiratie. Veel general counsel zullen dit beamen.
