Het Nederlandse Rode Kruis is sinds de coronacrisis en het conflict in Oekraïne extra actief in eigen land. De complexe structuur van de organisatie maakt dat Lotte de Bie als Head of Legal vaak een balans moet vinden tussen vastleggen en loslaten. ‘Intern probeer ik erop te letten hoeveel reglementen we willen hebben.’
‘Laten we eerst koffie halen, op deze verdieping is ‘ie het lekkerst.’ Lotte de Bie begint enthousiast aan een rondleiding door het ruime hoofdkantoor van het Nederlandse Rode Kruis in Den Haag. De vergaderruimtes van het kantoor hebben namen als ‘EHBO’, ‘Climate Center’ en ‘Humanitair Oorlogsrecht’. Dit laatste onderwerp speelt een belangrijke rol in het werk van De Bie: ze is al dertien jaar jurist bij het Nederlandse Kruis en sinds ruim twee jaar Hoofd Juridische Zaken.
Haar team heeft een unieke samenstelling. Ze geeft leiding aan de afdeling Humanitair Oorlogsrecht, bestaande uit een jurist en een coördinator die zich met name richt op voorlichting, onder meer op scholen, aan journalisten en bij defensie. De Privacy Officer in haar team houdt zich bezig met gegevensbescherming en data-incidenten. Een Risk & Compliance Officer monitort het risicomanagement van het Rode Kruis, een juridisch adviseur ondersteunt alle afdelingen bij uiteenlopende kwesties en tot slot maakt ook de ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad deel uit van Juridische Zaken.
Als Head of Legal houdt De Bie zich bewust niet alleen bezig met leidinggeven en aansturen, benadrukt ze. ‘Een deel van de dossiers doe ik zelf: ik wil op de inhoud blijven zitten, want ik vind het juridische werk gewoon heel boeiend. Ik houd van het analyseren, het puzzelen: wat is er mogelijk binnen de wettelijke kaders en onze eigen reglementen?’
Vluchtelingen uit Oekraïne
Waar het Nederlandse Rode Kruis gewoonlijk veel noodhulp verleent in het buitenland, is er sinds een paar jaar ook in eigen land veel te doen. Eerst met hulp rondom de coronacrisis, de grootste binnenlandse noodhulpoperatie sinds de Watersnoodramp in 1953, en op het moment met hulpverlening aan vluchtelingen uit Oekraïne. ‘We ondersteunen gemeenten bij het opvangen van deze mensen’, legt De Bie uit. ‘We leveren bijvoorbeeld veldbedden en hygiënekits en vervoeren vluchtelingen naar opvanglocaties.’
Voor Juridische Zaken betekent de komst van Oekraïense vluchtelingen vooral dat er voor de samenwerking met gemeenten en veiligheidsregio’s contracten worden opgesteld. Met het COA, het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers, waren er al afspraken over ondersteuning van vluchtelingenopvang. Maar omdat de opvang nu vooral plaatsvindt op gemeentelijk niveau, zijn er nieuwe modelcontracten gemaakt. ‘Daar staat in wie wat doet – en het gaat natuurlijk over verzekeringen en aansprakelijkheid’, aldus De Bie. ‘Wat verder erg belangrijk is voor het Rode Kruis, zijn afspraken over publicitaire uitingen en embleemgebruik.’
Beschermende werking
‘Ons embleem is van grote waarde,’ verduidelijkt ze. ‘Het heeft een beschermende werking die ervoor zorgt dat we toegang krijgen tot gebieden voor de doorgang van goederen en mensen.’ Wereldwijd betekent het embleem (in sommige landen een rood kruis, in andere een rode halve maan of een rood kristal) ‘niet schieten’. ‘Als je niet zeker weet of het op de juiste wijze wordt gebruikt, kunnen mensen dus in gevaar komen: partijen bij een conflict zouden het dan kunnen negeren.’
Misbruik van het Rode Kruis-embleem is strafbaar gesteld in artikel 435 van het Wetboek van Strafrecht, maar daar is niet iedereen zich van bewust, weet de jurist. ‘Je ziet dat het embleem soms wordt gebruikt door bedrijven of andere partijen die zich niet realiseren dat het niet mag. Het is vanuit ons Humanitair Oorlogsrecht-team een taak om daarop te blijven wijzen. Als er bijvoorbeeld een Barbiepop met een Rode Kruis-hoedje wordt gemaakt, zou je kunnen zeggen: wat maakt het uit? Maar uiteindelijk raakt ook zoiets kleins die beschermende werking.’
Wordt het embleem toch gezien op een plek waar het niet hoort, dan neemt het Rode Kruis eerst contact op. ‘99 van de 100 keer is er helemaal geen intentie geweest om er misbruik van te maken’, ziet De Bie. ‘Het is dan genoeg om aan te geven dat het niet de bedoeling is.’
Monnikenwerk
Het Rode Kruis is van oudsher een vereniging en is dat sinds haar oprichting in Nederland in 1867 gebleven. Waarom is het nooit een stichting geworden, zoals de meeste goede doelen? ‘We zijn een vereniging omdat we de verbondenheid met onze leden heel belangrijk vinden’, legt De Bie uit. ‘Onze leden zijn onze vrijwilligers en vice versa. Hun zeggenschap vormt de basis voor ons als maatschappelijke organisatie. Ik denk daarom dat het nog steeds een heel goede rechtsvorm is.’
Wat een aantal jaren geleden wel ingrijpend is veranderd, is het bestuursmodel van het Rode Kruis. In dit proces, de overstap naar een One Tier-model, was De Bie als jurist nauw betrokken. Het gebeurde in werkgroepvorm, met onder andere de notariële tak van een advocatenkantoor, een aantal verenigingsbestuursleden en de twee directeuren die op dat moment bezig waren met een wissel. ‘Vanuit Juridische Zaken heb ik heel goed nagedacht over hoe we dit wilden regelen. Ik houd van dat denkwerk, maar ook van het schrijven: het monnikenwerk van precies opschrijven hoe we het willen doen. Wat dat betreft ben ik een jurist in hart en nieren.’
Kort na het afronden van dit traject nam De Bie zowel de rol van bestuurssecretaris als Hoofd Juridische Zaken op zich. Tot 2018 vielen zij en een collega nog onder de afdeling personeelszaken, sinds die tijd is er een aparte juridische afdeling met een directe rapportagelijn naar de directeur.
Teveel regelen
De algehele structuur van het Rode Kruis als vereniging blijft een complexe, met 23 districten die elk hun eigen besturen en managers hebben, vrijwilligers, een verenigingsbestuur en een beroepsorganisatie. Deze veelzijdigheid en complexiteit levert voor De Bie als Head of Legal wel eens uitdagingen op. ‘Ik probeer te voorkomen dat we teveel regelen. Ik merk dat er een tendens is om heel veel met elkaar te willen vastleggen, om maar op regels te kunnen teruggrijpen. Dat is natuurlijk met sommige regels heel belangrijk, maar intern probeer ik er ook op te letten hoeveel reglementen we willen hebben. We moeten ook ruimte houden om het met elkaar te kunnen oplossen zonder dat het ergens is vastgelegd.’
Maakt die houding haar een atypische jurist? De Bie, lachend: ‘Ik snap deze vraag heel goed. Voor de duidelijkheid: als iemand mij vraagt of er een contract moet komen, zeg ik negen van de tien keer “ja”. Maar ik probeer ook praktisch te zijn, en vind het soms verfrissend om statuten van zusterverenigingen te zien. Die van het Deense Rode Kruis bestrijken bijvoorbeeld maar twee pagina’s. Die van ons zo’n twintig, uit mijn hoofd.’
Zij vervolgt: ‘Het is dubbel: ik ben aan de ene kant heel blij met onze statuten en pak ik ze er regelmatig bij. Aan de andere kant denk ik dat we onszelf wel erg veel kunnen bezighouden met al dat vastleggen. Dat maakt je ook minder flexibel op het moment dat dingen veranderen.’
Bijzonderste project
Welk project is De Bie na dertien jaar bij het Rode Kruis het meest bijgebleven? Voor het eerst in het gesprek blijft het langer dan een paar tellen stil. Dan vertelt ze over haar recente bezoek aan de zes overzeese afdelingen van het Nederlandse Rode Kruis: Saba, Bonaire, Aruba, Curacao, Sint Eustatius en Sint Maarten, waar ze was voor samenwerkingsovereenkomsten.
Een dag na het interview mailt ze na, met als titel: ‘Bijzonderste project!’. Dat is bij nader inzien toch de overdracht van het Oorlogsarchief van het Rode Kruis aan het Nationaal Archief. Het archief bevat informatie die het Rode Kruis vanaf 1945 verzamelde over vermiste personen aan de hand van onder andere kampadministraties, deportatielijsten en getuigenverklaringen van overlevenden.
In 2016 werd besloten de ruim 240.000 persoonsdossiers over te dragen aan het Nationaal Archief. ‘We hebben vele gesprekken gevoerd aan tafel met directies, managers en de juristen van beide kanten om te komen tot goede afspraken over deze overdracht’, schrijft De Bie. ‘Daarbij hebben we ook veel overlegd met belanghebbenden zoals de Joodse gemeenschap, onderzoekers, het Joods Historisch Museum en Kamp Westerbork.’
‘Het mooie is dat het Nationaal Archief nu met de gecombineerde informatie uit het Oorlogsarchief van het Rode Kruis en van andere oorlogsarchieven nabestaanden verder kan helpen met de puzzel die er voor hen helaas soms nog steeds is over het lot van hun dierbaren. Zo zie je echt waar je werk in de praktijk toe heeft geleid.’
